¿Cómo Automatizar el Registro de Nuevos Clientes Potenciales Captados por Internet, directamente al WhatsApp?

¿Estás captando clientes potenciales por Internet pero estás registrando manualmente a todos tus nuevos prospectos para contactarlos luego por WhatsApp?

Lo sé, algunos Agentes Inmobiliarios afirman que WhatsApp es malo para vender.

Otros piensan lo contrario, que sí es bueno para las ventas… Si lo sabes usar.

Sin importar qué es cierto y qué no, lo que si sé es que perder tiempo registrando MANUALMENTE a cada nuevo prospecto en tu celular es una pérdida de tiempo.

O dime tú:

¿Por qué hacer una tarea rutinaria y tediosa, que no aporta valor a tus ventas si puedes delegar esas tareas a un Robot?

Ahhh… OJO, no se vale decir que: “Pero yo puedo simplemente delegarle esa tarea a un amigo o a un empleado que lo haga por mi y pagarle para que ejecute esa tarea”.

Aunque, en principio, un amigo o un empleado sería una buena solución, evidentemente NO es la más óptima por dos razones y aquí te digo por qué:

  • Primero, porque tu amigo o empleado duerme, su tiempo es limitado y en muuuchas ocasiones, los registros de prospectos no llegan en horario laboral. Así que perderías muchas oportunidades de tener todo en ordenado, al día y además, al ser un “Ser Humano”, las probabilidades de cometer errores son más altas que la de un robot correctamente programado.
  • Y segundo, porque te costará más dinero al final del día. Bien porque te toque contratar a un nuevo empleado para estas labores o porque le robas parte del tiempo de ese empleado para hacer estas tareas aburridas, en vez de estar ocupado en asuntos más importantes.

Así que en el artículo de hoy quiero resolver esta problemática para que nunca más pierdas tu  tiempo y puedas diversificar el tiempo en lo que realmente es importante: Cerrar ventas.

Y porque sé que la razón principal de que no estés implementando esta solución es porque NO sabes cómo hacerlo, hoy te lo explicaré paso a paso y de la manera más detallada posible.

¡Es más!

Te lo dejaré documentado en dos formatos:

¿Genial, no?

Pues bueno, entonces te presentaré la herramienta que hace esta magia: ZAPIER.

Sin más que decir… Comencemos.

¿Que es ZAPIER y cómo utilizarlo?

Zapier es una herramienta que automatiza una gran cantidad de tareas de muchas de las aplicaciones online que hay afuera hoy día para la gestión de empresas y especialmente, de marketing.

Su magia está en que logra conectar dos o más herramientas con un sentido lógico impresionante, facilitando así un montón de trabajo que, de lo contrario, tendría que hacerse manualmente o contratar costosos ingenieros de sistemas para hacer estas conexiones.

De esa forma, lograr hacer todo mucho más eficiente, para que los profesionales y empresarios inviertan su tiempo en las tareas de sus negocios en las que sí aportan valor y ventas.

Y en nuestro caso, hace mucho más productiva la gestión de contactos que tú logras a través de la captación de clientes por internet.

Recordemos: ¿Por qué estamos aquí?

Porque queremos delegarle a un Robot que registre nuestros nuevos clientes potenciales captados por Internet a nuestra lista de contactos y que queden automáticamente sincronizados con el WhatsApp, ¿correcto

Entonces, estos son los tres (3) posibles casos que se pueden presentar:

  1. CASO #01: Captas un nuevo cliente potencial desde una Aplicación que está incluida en Zapier de forma nativa, por ejemplo: Formularios de Google, TypeForm, Facebook Leads, Gravity Form, WordPress, y un largo etcétera. Por tanto, podrás fácilmente integrarlo con Google Contacts de la cuenta de Gmail que tengas en tu celular y de forma automática sincronizará con tu WhatsApp.

  2. CASO #02: El segundo caso, es que a pesar de ya tener sincronizado los datos de contacto de tu nuevo cliente potencial, quieres llevar un registro organizado de esos datos en una Hoja de Cálculo tipo Excel para darle seguimiento al cliente. Entonces aquí necesitarás sincronizarlo con las Hojas de Cálculo de Google Drive. Es decir, después que el nuevo cliente potencial se registra desde un formulario del CASO #01 y quede asignado en Google Contacts, por tanto aparecerá en tu WhatsApp, con todo, el Robot escribirá automáticamente los datos de esa persona en una Hoja de Cálculo como lo haría tu secretaría.

  3. CASO #03: Este caso es especial pero seguro será muy frecuente. Es cuando captas un nuevo prospecto desde un formulario que NO está integrado con ZAPIER, por ejemplo: Los clientes potenciales que te llegan desde OLX, Fincaraiz, Locanto, Metrocuadrado y muchos más. Estos formularios NO están integrados con ZAPIER pero aún puedes facilitar el proceso de sincronización a tu WhatsApp. ¿Cómo? Colocando tu los datos en la Hoja de Cálculo de Google Drive (en este caso eres tú y no el Bot) pero luego, el Bot toma esos datos y los crea en Google Contacts para que se sincronicen con tu WhatsApp. Así no tienes que crear el contacto, uno a uno, y desde el celular, que es lo más incómodo y lento.

Teniendo claro, estos tres casos, sigamos…

Zapier tiene una versión gratuita, con funcionalidades interesantes que puedes comenzar a usar hoy mismo aunque son un poco limitadas si estás captando más de 100 clientes al mes.

Para esos casos, la versión de pago es mucho mejor, más adelante hablaremos sobre esto.

Ah, por cierto, quiero dejarte una cosa clara desde el principio:

Zapier NO me paga comisión ni a mí ni a nadie por recomendar su aplicación. No existe un programa de comisiones ni nada.

Hago esto porque sé que es un quebradero de cabezas para los Agentes Inmobiliarios y si tú logras implementarlo correctamente, estarás muy agradecido conmigo y me dejarás un comentario al final del tutorial y compartirás este artículo en tus redes sociales.

Y es más, en el siguiente tutorial te enseñaré cómo emplear Zapier, con la versión GRATUITA, para los tres casos más frecuentes y sobre todo, te diré paso a paso lo que debes hacer para dejar listo la automatización del registro de tus contactos.

¡Hey! Una última cosa, casi lo olvido.

Que no te intimides al ver que Zapier está solo en Inglés.

Porque este tutorial que dejará todo tan claro que no necesitarás sino que seguir los pasos y listo.

Ahora sí, basta de tanta cháchara y manos a la obra…

Aquí el Tutorial del artículo en Video

  • Duración del video: 15 minutos.

Tutorial Paso a Paso de Cómo Utilizar Zapier

Comienza por ingresar en el sitio web de Zapier: (https://zapier.com/)

Una vez aquí debes crear una cuenta, registrándote o ingresando con tu cuenta de google.

Luego, te aparecerá una ventana para que llenes otros dos datos:

  1. El nombre de tu empresa.

  2. Y el rol que cumples.

Y das clic en [Finish setup]  – Finalizar configuración

Una vez configurado es hora de empezar a crear el Zap, es decir la automatización.

Das clic en el botón naranja donde dice >Make a Zap<

Quiero ponerte en contexto respecto a los términos que vamos a usar a continuación como:

TRIGGER O DISPARADOR

Un disparador o trigger, es la primera aplicación que eliges para configurar la acción que quieres que se realice, es decir, es la aplicación que dará inicio la automatización.

Ten en cuenta que si estás en el CASO #01 y estás usando “Formularios de Google” podrás crear este ZAP desde la versión GRATUITA.

Pero si estás captando los datos de los nuevos clientes potenciales desde Facebook o Instagram Ads con Facebook Leads, necesitarás pasarte a la versión de pago.

En este caso lo haremos con Typeform la cual es una aplicación en la que puedes crear y diseñar formularios online y usar en tu página web o desde tus redes sociales, donde los clientes potenciales se van a registrar.

Si no sabes cómo usar Typeform aquí te dejo un enlace de un video-tutorial, que te enseña de manera práctica: https://re.tc/vd-tutorial-jrv-02

NOTA: El mismo proceso que seguimos para TypeForm es prácticamente el mismo que se usaría para cualquier otra aplicación del tipo CASO #01.

Ahora sí, continuemos con el tutorial…

Después de seleccionado TypeForm como el disparador, seleccionamos el evento que activará la acción.

Para este ejemplo, el “evento” será cada vez que una persona diligencia el formulario de TypeForm, es decir, cuando haya un registro de un nuevo prospecto.

Y le das continuar  [continue]

En seguida debes conectar tu cuenta de Typeform con Zapier. Das click en elegir cuenta – [Choose account].

Y te va a aparecer una ventana para registrar tu cuenta. Si no tienes puedes crear una dando click en [Get started]

Das clic en el botón negro que dice [Connect with Typeform].y luego guardar y continuar

Después, elige el formulario que quieres que registre tus contactos.

APLICACIÓN DE “ACCIÓN”

En palabras simples, “acción” quiere decir “lo que ocurrirá después de haberse disparado la primera aplicación.

Algo así como si el Bot te dijera: “Bueno, humano, ya me llegaron los datos del nuevo cliente potencial, ¿ahora qué hago con esta información?”

Aquí es donde defines qué debe hacer el Bot después.

Por tanto, eliges la aplicación que va a detonar la acción, es decir la aplicación en donde se van a registrar los contactos (según este ejemplo del CASO #01), en este caso lo haremos con Google Contacts porque queremos que quede sincronizado con el WhatsApp.

Luego, eliges el evento que detonará la acción que se quiere realizar, en este ejemplo será cada vez que se cree un contacto y le das en guardar y continuar.

Luego seleccionas la cuenta de Google que quieres usar. Así:

Clic en permitir y luego en guardar y continuar.

Los siguientes pasos son la configuración de las meta-etiquetas que serán reemplazadas por los datos que cada nuevo cliente potencial coloque en el formulario y después podrás realizar una prueba para verificar que todo quedó debidamente configurado.

Aquí te lo explico paso a paso con un GIF súper sencillo.

Después, solo debes nombrar el ZAP y darle clic en ACTIVAR.

En este punto YA HEMOS TERMINADO la primera automatización.

Es decir, cada vez que un nuevo cliente potencial se registre en el formulario, quedará guardado en tu Google Contacts y de forma automática se sincronizará con tu WhatsApp.

Ah, importante: El correo electrónico de la cuenta de Gmail que tienes agregado en tu celular debe ser la misma con la que estás configurando el servicio de Google Contacts en ZAPIER.

De lo contrario no funcionará.

Esta es la razón por la que ZAPIER nunca tocará tu celular ni nada porque la capa de seguridad irá por cuenta de Google 😉

Ahora el CASO #02:

Quiero mostrarte cómo hacer otro ZAP, para que tus contactos que se registren en el mismo formulario elegido de Typeform o cualquier otro formulario disponible en ZAPIER, queden listados en las Hojas de Cálculo de Google Drive.

Esto quiere decir que no sólo se van a sincronizar en tu Whatsapp sino que también van a quedar listados en una hoja de cálculo, para que queden muy fácil de buscar o por si quieres agregarles notas sobre alguna compra que hayan hecho.

Primero, desde el Dashboard, das clic en el botón [Make a Zap] que está en la parte de arriba.

Eliges como primera aplicación TypeForm, tal como en el anterior ZAP.

Y luego en la segunda aplicación eliges Google Sheets. Eliges cada vez que se cree una hoja de cálculo – [Create Worksheet]

Luego eliges la misma cuenta que usaste para Google Contacts

Le das permitir, y luego [guardar y continuar]

Agrega la hoja de cálculo que va a registrar a los contactos. Y el título que le quieres poner.

Confirma si todo está correcto. [Send test to Google sheets]

Das clic en Finalizar – Finish

Por último.

Debes nombrar tu Zap.

Y encenderlo para que quede listo para realizar la automatización. Lo podrás ver dando clic en el botón que dice [See it on your dashboard]

Así te aparecerá, recuerda que puedes activarlos y desactivarlos cada vez que quieras.

Ese es todo el proceso que debes seguir para que puedas registrar a tus contactos captados por internet de manera automática, sin errores, no requiere de tu tiempo después de configurarlo y además totalmente GRATIS.

Claro, tendrás algunas limitaciones, como por ejemplo:

  • Si tienes esos 3 Zaps activos y cada Zap con 2 tareas, eso significa que por cada nuevo cliente potencial que se registre, se consumirán 6 tareas.

  • Lo anterior significa que si estás en la cuenta gratuita, en la cual solo cuentas con 100 tareas por mes, solo podrás recibir 16 nuevos clientes potenciales en la automatización.

  • Eso debe llevarte a pensar que si estás captando más de 16 prospectos al mes, y que espero que así sea (sino mira este video donde le ayudé a un cliente a captar más de 10 prospectos al día), entonces necesitarás pasarte a una cuenta de pago de $20 dólares al mes, para empezar, pero te permitirá 1.000 tareas por mes.

  • Ahora, tener 1.000 tareas por mes significa que podrás tener la automatización por tus primeros 160 clientes potenciales.

Lo que podría concluir que si no vendes siquiera un inmueble, después de haber gestionado 160 clientes potenciales, entonces tu problema NO está en la captación ni en la automatización sino en la atención al cliente y en cómo estás cerrando las ventas.

Pero como estoy seguro que cerrar ventas para ti no es un problema, tendrás entonces el dinero suficiente para pagar $20 dólares al mes, que eso es menos que una salida a Cine con la pareja o la familia, pero en cambio si habrás ahorrado MUUUCHO tiempo en tu agenda para aprovecharlo en captar más clientes y cerrar más ventas.

A manera de resumen, estos son todos los beneficios que te ofrece Zapier en su versión de pago:

Es muy importante que repasemos lo que tiene la versión gratuita, porque si estás pensando en hacer una campaña muy grande, que te traerán muchos prospectos para registrar es muy posible que requieras la versión de pago.

GRATUITA:

Beneficios:

  • Puedes hacer hasta 5 Zaps a la vez.
  • Puedes registrar hasta 100 tareas por mes (Una tarea se cuenta cada vez que movemos un dato o tomamos una acción en su nombre.)

Zapier te da tres opciones en precio con diferentes beneficios y además te da dos opciones de tiempo en pagar mensual o anualmente vamos a hablar de cada una.

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PRINCIPIANTE: Costo: 20 dólares

Beneficios:

  • Puedes hacer hasta 20 Zaps a la vez (en la versión gratis solo son 5)
  • Puedes registrar hasta 10000 tareas por mes
  • Te dan aplicaciones premium, o sea extras
  • Y también incluye Zaps de múltiples pasos

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PROFESIONAL: Costo: 50 dólares

Beneficios:

  • Puedes hacer hasta 50 Zaps a la vez.

  • Puedes registrar hasta 3000 tareas por mes.

  • Incluye Tareas adicionales $ 0.015 dólares por tarea.

  • Te dan aplicaciones premium, o sea extras/exclusivas.

  • Y también incluye Zaps de múltiples pasos.

  • Paths o Rutas – (Estas rutas permiten realizar pasos adicionales a lo quieres que haga un Zap)
    Por ejemplo: quieres que ciertos usuarios que se registren en x formulario estén en una hoja de cálculo diferente dependiendo si dejan su celular o no.

  • Tareas de reproducción automática.

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PLUS PROFESIONAL: Costo: 125 dólares

Beneficios:

  • Puedes hacer hasta 125 Zaps a la vez.

  • Puedes registrar hasta 10.000 tareas por mes.

  • Incluye Tareas adicionales $ 0.005 dólares por tarea.

  • Te dan aplicaciones premium, o sea extras/exclusivas.

  • Y también incluye Zaps de múltiples pasos.

  • Paths o Rutas – (Estas rutas permiten realizar pasos adicionales a lo quieres que haga un Zap)
    Por ejemplo: quieres que ciertos usuarios que se registren en x formulario estén en una hoja de cálculo diferente dependiendo si dejan su celular o no.

  • Tareas de reproducción automática.

Bueno, espero haberte ayudado con una de las muchas automatizaciones que podemos implementar con ZAPIER en tu negocio inmobiliario.

Porque recuerda:

“El tiempo es mucho más valioso y más finito que el dinero. Puedes ganar más dinero, pero no puedes ganar más tiempo.”Ryan Deiss, fundador de DigitalMarketer Academy

Yo ya he hablado suficiente hasta aquí…

Ahora es tu turno de hablar y para ello te invito a que dejes tu comentario o preguntas que tengas sobre ZAPIER, que más te gustaría que hablara en mi siguiente artículo y que otras herramientas conoces que ayuden a realizar esta tarea.

¡Nos vemos en el siguiente artículo!

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